La sede della tua azienda sta diventando troppo piccola? Potrebbe essere il momento di fare un trasloco ufficio.
Cambiare la sede dei tuoi uffici non è un compito facile, ma ci sono alcune azioni che puoi fare per minimizzare i tempi di interruzione operativa durante il trasloco.
Continua a leggere per scoprire cosa è meglio fare per concludere nel minor tempo possibile il trasloco ufficio.
Indice dei Contenuti
PIANIFICA IL TRASLOCO UFFICIO
Mai sottovalutare questa prima parte, poiché un’errata programmazione potrebbe scombinare tutti i piani!
Quindi, per prima cosa, scegli una persona interna o esterna all’azienda che si occupi di pianificare il trasloco e di gestire tutte le fasi successive.
Questa persona dovrà:
- stabilire il periodo migliore per il trasloco
- ottenere informazioni su come trasferire i contratti di luce, gas e telefono
- stimare la quantità di materiale per l’imballaggio da acquistare
- cercare un’azienda di trasporto, ad esempio su Freevan.it
- ottenere i permessi necessari per l’occupazione del suolo pubblico.
ORGANIZZA IL TRASLOCO UFFICIO
Per organizzare il trasloco dell’ufficio, è importante pianificare le attività da svolgere in dettaglio. È utile capire quante persone si possono coinvolgere nella preparazione del trasloco, ad esempio per l’inscatolamento dei documenti e l’imballaggio dei mobili e degli oggetti vari.
È consigliabile che il responsabile mostri ai dipendenti il nuovo stabile che ospiterà gli uffici aziendali e chieda loro il parere sulla disposizione dell’arredamento, così da coinvolgerli in questo cambiamento e farli sentire parte integrante dell’organizzazione.
Assicurati che la persona incaricata del trasloco abbia procurato il materiale di imballaggio necessario e che insieme a lei faccia una selezione delle cose che, non essendo di primaria importanza per l’attività lavorativa, possono essere imballate e sistemate per prime per il trasporto.
Inoltre, seleziona gli oggetti che non pensi di utilizzare nel nuovo ufficio o gli arredi che hai deciso di sostituire e informati presso gli uffici comunali delle corrette modalità di smaltimento.
PREPARA IL TRASLOCO UFFICIO
Per preparare il trasloco dell’ufficio, ti consigliamo di scegliere un momento opportuno per svolgere le operazioni, come ad esempio un fine settimana o durante le festività natalizie o le ferie estive. Così da non interrompere troppo a lungo l’attività lavorativa dell’ufficio.
Prima di iniziare, utilizza il tuo smartphone o il tuo computer per fare una richiesta di trasloco su Freevan.it, indicando le date e i luoghi del trasloco e la quantità di merce da trasportare.
Riceverai dei preventivi da parte di ditte di trasporto, scegli quello che più ti soddisfa.
Su Freevan.it potrai trovare ditte altamente professionali e affidabili, permettendoti anche di risparmiare.
Successivamente, è il momento di mettersi al lavoro:
- inscatola documenti e libri
- smonta gli arredi ingombranti con l’aiuto di operatori esperti
- imballa accuratamente tutto
- sistema gli strumenti elettronici (come computer, stampanti e fax) negli scatoloni
Ricorda di far trasportare le fotocopiatrici da almeno due persone per evitare danni.
ESEGUI IL TRASLOCO UFFICIO
Per effettuare il trasloco dell’ufficio, è importante organizzarsi con anticipo e preparare tutto ciò che deve essere trasportato.
Quando il trasportatore, che puoi trovare su Freevan.it, verrà a ritirare la merce, assicurati che sia già tutto pronto per il trasporto in modo da non perdere tempo.
Inoltre, è importante fare attenzione ai dettagli durante il trasloco: indica agli addetti quali sono gli scatoloni che contengono documenti importanti, oggetti fragili e strumenti informatici, in modo da garantire che vengano trattati con cura durante il trasporto.
SISTEMA IL NUOVO UFFICIO
Organizza il trasporto degli oggetti e degli arredi, assicurandoti di avere sufficienti mezzi di trasporto e personale a disposizione. Durante il trasloco, tieni un inventario di tutto ciò che viene trasferito per evitare perdite o danni.
Una volta arrivati nella nuova sede, sistema gli oggetti e gli arredi secondo il piano concordato e rendi il nuovo ufficio operativo il più rapidamente possibile.
INFORMA CLIENTI E FORNITORI
Assicurati di informare i clienti e i fornitori del trasloco in anticipo, in modo che possano aggiornare i loro record e indirizzi. Invia anche loro le nuove informazioni di contatto una volta che il trasloco è completato.
Con un po’ di pianificazione e organizzazione, il trasloco ufficio può essere un’attività relativamente priva di stress e che permette di trasferire i tuoi uffici in modo efficiente e senza interruzioni operative.
Con questi consigli, spero che il tuo trasloco ufficio vada liscio e che tu possa goderti il tuo nuovo spazio di lavoro il più presto possibile.
